• Hable con su gerente sobre el conocimiento jurídico que requiere su puesto de trabajo;

• Si el puesto lo requiere, infórmese mínimamente sobre las leyes y los reglamentos pertinentes;

• Haga uso de la herramienta de seguimiento jurídico que su empresa ponga a su disposición o consulte con el departamento jurídico.

• Cumpla con las delegaciones correspondientes**.

Si la legalidad de un documento está en cuestión, siga los procedimientos:

• Informe sobre el tema a su gerente y a sus compañeros de departamento;

• En función del asunto, consulte con el departamento de Asuntos jurídicos y seguros; el responsable del Grupo de Ética y cumplimiento o su responsable de Recursos Humanos.

• Tomar una decisión que acarree riesgos jurídicos sin consultar previamente con su gerente o con el departamento de Asuntos jurídicos;

• Comprometerse, o comprometer a la empresa, en caso de duda sobre el cumplimiento de las leyes y reglamentos por parte de la empresa o de sus socios.

Todos los empleados deben ser proactivos a la hora de prevenir las conductas fraudulentas.

• Hacer cumplir todas las instrucciones y procedimientos aplicables;

• Proteger los activos y el inventario de la empresa (instalaciones, equipos, etc.);

• Tomar nota de todas las acciones y conservar todos los documentos de apoyo.

• En casos de sospecha de fraude, asegúrese de informar a su gerente, al departamento de Asuntos jurídicos o al responsable del Grupo de Ética y cumplimiento.

• Acceder a ignorar los procedimientos de la empresa.

• Llevar a cabo las operaciones diarias con transparencia, equidad y honestidad, y de acuerdo con los procedimientos operativos estándar de Groupe ADP;

• Informar a nuestros socios sobre nuestro compromiso de luchar contra la corrupción;

• En casos de sospecha o tentativa de corrupción, informar al gerente, al departamento de Asuntos jurídicos o al responsable de Ética y cumplimiento del Grupo;

• Consultar la carta de Prácticas de Presión Responsables que ofrece una guía sobre la representación de los intereses.

• Sentirse en deuda después de haber recibido alguna ventaja o beneficio de un socio;

• Tratar con intermediarios (o «promotores» de negocios) sin comunicar nuestros compromisos contra la corrupción ni consagrarlos contractualmente;

• Aceptar u ofrecer un regalo o una atención sin analizar el contexto.

• Ofrecer o aceptar sobornos, regalos, atenciones, servicios, etc. para obtener una licitación o a cambio de información confidencial de la empresa;

• Aceptar el uso de un intermediario que nos indique un cliente o un cliente potencial con el fin de cerrar un contrato;

• Aprobar la recepción de un servicio o pedido superior a lo que realmente se proporcionó/entregó con el fin de obtener un beneficio del proveedor, ya sea para uno mismo o para otros;

• Valorar una relación comercial (véase el procedimiento de evaluación de terceros) sin verificar primero al tercero en cuestión (proveedores, clientes, etc.);

• Realizar pagos de facilitación para facilitar o acelerar la obtención de autorizaciones.

LA ÚNICA EXCEPCIÓN A ESTOS PRINCIPIOS:
se aplica un margen de tolerancia cuando está amenazada la seguridad física de una persona o la de las personas cercanas a ella. Si eso sucede, debe informar inmediatamente a su gerente, al responsable de Recursos Humanos, al departamento de Asuntos Jurídicos o al responsable de Ética y cumplimiento del Grupo.

• Desempeñar sus funciones en el trabajo en el único y estricto interés de la empresa, y nunca en base a un interés personal;

• Saber cómo detectar un conflicto de intereses potencial o emergente;

• Informar de cualquier conflicto de intereses real o presunto a su gerente o al responsable de Ética y cumplimiento, y decidir juntos la mejor manera de abordar la situación para minimizar el riesgo para el empleado y para la empresa.

• Conocer a sus amigos, familiares o empleados que puedan tener relaciones comerciales o personales, o incluso intereses financieros, con un proveedor, competidor o cliente de Groupe ADP;

• En algunas situaciones públicas (por ejemplo, mandato electo), evite participar en las decisiones relativas a Groupe ADP, a sus entidades asociadas o a sus empresas conjuntas.

• Ocultar un conflicto de intereses que pueda ser perjudicial para el Grupo o para un empleado.

• Mantener los más altos niveles de discreción y confidencialidad cuando se trate de datos relacionados con la empresa, ya sea dentro o fuera de la empresa;

• Evaluar la confidencialidad de la información contenida en un documento determinado y registrar su nivel en dicho documento, utilizando la escala de confidencialidad de 4 niveles del Grupo (público, restringido, confidencial, altamente confidencial). Véase también la política de protección de datos del Grupo*;

• Comprobar que nuestro entorno es seguro cuando trabajemos con información confidencial, utilizando únicamente el equipo de la empresa y no llevar a cabo este tipo de trabajo en lugares públicos;

• Cuando comunique información CONFIDENCIAL o ALTAMENTE CONFIDENCIAL (ya sea verbalmente, por escrito o digitalmente), asegúrese de comunicarse solo con personas conocidas e identificadas; si dichas personas no forman parte de Groupe ADP o si los datos son ALTAMENTE CONFIDENCIALES, asegúrese de obtener un acuerdo de confidencialidad;

• Almacenar y destruir los documentos que procese en función de su nivel de confidencialidad (cajoneras con seguridad, destrucción de documentos, etc.).

Protección de datos personales:

• Tan pronto como inicie un proyecto, identifique los datos personales que procesará como parte de su trabajo;

• Siga la normativa local y las normas internas sobre protección de datos (registro, recogida...);

• Sus acciones de protección de datos deben ser proporcionales al nivel de confidencialidad de los datos, incluso en casos de transmisión;

• Elimine los datos de su medio de almacenamiento personal tan pronto como los datos ya no estén en uso.

• Seguir las normas y directrices del Grupo cuando trabaje desde casa;

• Seguir los reglamentos del Grupo cuando esté de viaje por trabajo.

Protección de datos personales:

• Informar inmediatamente al departamento jurídico, al encargado de la protección de datos o al departamento informático si sospecha o tiene conocimiento de un robo o pérdida de datos (por ejemplo, en una memoria USB), o si los datos han sido alterados (por ejemplo, piratería informática).

• Divulgar información, documentos o expedientes de cualquier tipo, incluidos los proyectos o estudios en curso o previstos, en particular las operaciones industriales, comerciales, financieras, técnicas o de otro tipo, así como los secretos y procesos relacionados con la actividad de cualquier empresa de Groupe ADP, de cualquier forma, sin motivo legítimo y sin aplicar las medidas de protección adecuadas;

• Divulgar información específica en las redes sociales sobre los proyectos en los que está trabajando o ha trabajado.

Protección de datos personales:

• No respetar las obligaciones de la normativa local o de las normas internas sobre protección de datos personales.

• Tratar siempre de forma justa a nuestros socios (proveedores, clientes, empresas, etc.) comunicando la misma información a todas las partes interesadas.

• Informar a nuestro gerente si sospechamos que existe una conspiración no permitida entre competidores (por ejemplo, los adjudicatarios en una licitación que deciden participar en la fijación de precios);

• No ofrecer nunca reembolsos, descuentos o beneficios financieros de ningún tipo sin seguir el procedimiento adecuado;

• En caso de duda, consultar con el gerente, el departamento de Asuntos jurídicos o el responsable de Ética y cumplimiento para evaluar cualquier riesgo potencial y decidir cómo seguir adelante.

• Divulgar de manera directa o indirecta información estratégica a los aeropuertos competidores;

• Facilitar directa o indirectamente la divulgación de información comercial confidencial entre clientes, operadores comerciales o proveedores de la competencia.

• Ser atentos con nuestros empleados, compañeros y tratarlos bien;

• Crear un entorno que fomente la confianza y el diálogo para gestionar mejor las cuestiones delicadas dentro de nuestros equipos. Por ejemplo: fomentar la conversación directa en lugar de por correo electrónico tan pronto como sea posible, escribir correos electrónicos claros y educados, limitar la cantidad de correos electrónicos enviados fuera de las horas de trabajo, excepto en casos de emergencia;

• Ser respetuoso: tratar a los compañeros de trabajo, socios y clientes de un modo coherente con los principales compromisos del Grupo;

• En casos de acoso o discriminación, informar a nuestro gerente o al responsable de Ética y cumplimiento;

• Informar a nuestros socios sobre las líneas generales de nuestros compromisos éticos y estar preparados para hablar de estos temas con ellos.

• Estar alerta frente a las pistas e indicaciones por si un compañero pueda estar en una situación incómoda;

• Detectar e informar sobre los casos en que nuestros socios se desvían de nuestros principios éticos.

• La discriminación directa o indirecta, en particular durante los procesos de contratación o ascenso;

• Actuar de un modo que pueda percibirse como acoso o comportamiento sexista.