• Échanger avec le manager sur les connaissances juridiques nécessaires pour votre fonction.

• Si nécessaire à l’exercice de vos fonctions, acquérir les connaissances minimales en matière de lois et de réglementations.

• S’appuyer sur l’outil de veille juridique à disposition sur le portail du Groupe.

• Respecter les délégations en vigueur.

En cas de doute sur la légalité d’un document, l’application d’une procédure :

• Prendre conseil auprès de votre manager, d’autres collaborateurs de votre direction.

• Consulter, selon les cas, la Direction juridique et des assurances, le référent éthique et compliance du Groupe, votre responsable RH.

• Prendre une décision impliquant un risque juridique sans avoir consulté votre manager ou la Direction juridique et des assurances.

• S’engager ou engager l’entreprise en cas de doute sur le respect des lois et règlements par l’entreprise ou ses partenaires.

Chaque collaborateur doit participer à la prévention des comportements frauduleux

• Appliquer les consignes et procédures en vigueur.

• Préserver le patrimoine de l’entreprise et son inventaire (équipements, matériels…).

• Tracer ses actes et conserver les justificatifs.

• En cas de suspicion de fraude, prévenir son manager, la Direction juridique et des assurances ou le référent éthique et compliance du Groupe.

• Accepter de passer outre les procédures de l’entreprise.

• Diriger les opérations quotidiennes avec ouverture, équité et honnêteté, en respectant les normes de fonctionnement du Groupe ADP.

• Partager notre engagement avec nos partenaires dans le cadre de nos activités.

• En cas de suspicion ou de tentative de corruption, prévenir son manager ou le référent éthique et compliance du Groupe.

• Se sentir redevable suite à un avantage procuré par un partenaire.

• Recourir à des intermédiaires (ou apporteurs d’affaires) sans partager et contractualiser nos grands principes anticorruption.

• Accepter ou offrir un cadeau ou une invitation sans analyser le contexte.

• Proposer ou accepter un "pot-de-vin", un cadeau, une invitation, un service… pour l’obtention d’un appel d’offres ou en échange d’informations sensibles de l’entreprise.

• Accepter de retenir un intermédiaire désigné par un client afin de remporter un marché.

• Valider la réception d’une prestation ou commande supérieure à celle réalisée/fournie, en vue d’obtenir un avantage du fournisseur pour soi et/ou pour autrui.

• Envisager de rentrer en relation d’affaires (cf. fiche pratique sur l’évaluation des tiers) sans se renseigner sur le tiers en cause (fournisseurs, clients, ...).

• Procéder à des paiements de facilitation en vue d’accélérer ou faciliter l’obtention d’une autorisation.

UNE SEULE EXCEPTION A CES PRINCIPES, une tolérance est admise dès lors que l’intégrité physique de la personne ou de ses proches est menacée.Dans ce cas, prévenir son manager, son responsable RH, la Direction Juridique et des Assurances ou le référent éthique et compliance dès que possible.

• Conformément aux obligations de communication auxquelles sont soumises les sociétés cotées, diffuser des informations uniquement vérifiables et actualisées.

• Proscrire tout comportement qui pourrait être perçu comme une forme de trafic d’influence notamment en respectant les règles en matière de cadeaux et invitations.

• Partager notre engagement avec nos partenaires dans le cadre de nos activités.

• Consulter la charte du lobbying responsable qui encadre les actions de représentations d’intérêts.

• Laisser s’installer certaines ambiguïtés dans les relations avec des partenaires d’affaires.

• Recourir à des intermédiaires (apporteur d’affaires) sans partager nos engagements sur ce sujet.

• Exercer ses missions dans le strict et unique intérêt de l’entreprise, et jamais en fonction d’intérêts personnels.

• Savoir détecter un conflit d’intérêts émergent.

• Déclarer tout conflit d’intérêts, même supposé, à son manager ou au référent éthique et compliance et déterminer avec leur aide la manière de traiter au mieux cette situation de façon à réduire le risque pour le collaborateur et l’entreprise.

• Être attentif à son entourage proche, à ses collaborateurs qui auraient des relations d’affaires ou personnelles, ou des intérêts financiers avec un fournisseur, un concurrent ou un client du Groupe ADP.

• Dans le cadre de certains engagements publics (mandats électifs…), être vigilant à ne pas prendre part à des décisions concernant Groupe ADP, ses filiales et ses coentreprises.

• Dissimuler un conflit d’intérêts qui exposerait le groupe ou le collaborateur.

• Observer un principe de discrétion sur les informations de l’entreprise à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.

• Apprécier et indiquer sur les documents produits le niveau de confidentialité des informations contenues à partir de l’échelle de confidentialité du Groupe qui comporte 4 niveaux (public, restreint, confidentiel, très confidentiel) cf. politique de sécurité.

• Sécuriser votre environnement physique lorsque vous travaillez sur des informations sensibles en utilisant exclusivement des équipements du Groupe ADP et en ne travaillant pas dans des lieux publics.

• Évoquer ou transmettre (par oral, par écrit ou sous format numérique) des informations CONFIDENTIELLES ou TRÈS CONFIDENTIELLES seulement à des personnes identifiées, et si elles n’appartiennent pas au Groupe ADP ou si vos informations sont TRÈS CONFIDENTIELLES, assurez-vous de leur engagement de confidentialité.

• Sécuriser la diffusion de vos documents sensibles en utilisant la fonction chiffrement de la plateforme d’échanges

• Stocker et détruire vos documents avec des moyens adaptés à leur niveau de confidentialité (armoire forte, broyeur…).

Et pour les données à caractère personnel :

• Repérer les données à caractère personnel que vous utilisez dans le cadre de votre travail et ce, dès le début d’un projet.

• Déclarer vos traitements au registre Informatique et Libertés et respectez les déclarations (ex. : destinataire identifié ; données pouvant être collectées).

• Protéger la confidentialité  des données de façon proportionnée à leur sensibilité y compris en cas de diffusion de ces données.

• Supprimer les données de vos espaces de stockage personnels dès qu’elles ne sont plus utiles.

• Lorsque vous télétravaillez respecter les consignes définies par le Groupe.

• Lorsque vous êtes en mission suivre les directives définies par le Groupe.

Et pour les données à caractère personnel :

• En cas de vol, de perte de données (par exemple stockées sur une clé USB) ou d’altération des données (par exemple suite à un accès illégitime), informez tout de suite votre Correspondant à la Protection des Données et le Délégué à la Protection des Données.

• Communiquer sous quelque forme que ce soit, sans motif légitime et sans mesure de protection appropriée tous renseignements, documents ou fichiers de toute nature concernant notamment les études ou affaires en cours ou à l’étude et notamment les opérations industrielles, commerciales, financières, techniques ou autres et tout ce qui a trait aux secrets et procédés concernant l’activité du Groupe ADP et de ses filiales.

• Donner des informations précises sur les projets sur lesquels vous travaillez ou avez travaillé sur les réseaux sociaux.

Et pour les données à caractère personnel :

• Réutiliser des données à caractère personnel à d’autres fins que celles décrites au registre Informatique et Libertés.

• Communiquer ces données  à des personnes ne faisant pas partie des destinataires identifiés dans le registre Informatique et Libertés.

• Conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée définie au registre, notamment sur un disque dur ou autre support mobile.

• Agir avec équité avec nos partenaires (fournisseurs, clients, commerces, etc) en transmettant les mêmes informations à chacun.

• Faire remonter à son manager tout soupçon relatif à un accord prohibé entre concurrents (par exemple des candidats à un appel d’offres qui se mettent d’accord sur les prix).

• Pratiquer des ristournes, des escomptes et avantages financiers sous quelque forme que ce soit sans suivre les procédures adéquates.

• En cas de doute, consulter son manager, la Direction Juridique et des Assurances ou le référent éthique et compliance afin d’évaluer les risques qui pourraient exister et déterminer la conduite à tenir.

• Échanger, directement ou indirectement, des informations stratégiques avec des aéroports concurrents.

• Faciliter, directement ou indirectement, la communication d’informations commercialement sensibles entre des clients, des opérateurs de commerce ou des fournisseurs qui sont en concurrence.

• Etre à l’écoute de nos collaborateurs et de nos collègues et les traiter avec équité

• Créer des conditions favorables à la confiance et au dialogue pour mieux gérer les situations délicates au sein de nos équipes. Par exemple, favoriser les discussions plutôt que les emails dès que possible, rédiger des mails de manière claire et courtoise, limiter les envois de mails en dehors des heures de bureau, sauf en cas d’urgence.

• Etre respectueux des autres : traiter nos collègues de travail, nos partenaires et nos clients en s’appuyant sur les grands engagements du Groupe.

• Informer son manager ou le référent éthique et compliance en cas de harcèlement ou de discrimination.

• Partager nos engagements éthiques au sens large avec nos partenaires et ne pas hésiter à dialoguer avec eux sur ces sujets.

• Etre à l’écoute des signaux faibles pour détecter les situations de mal être de nos collaborateurs.

• Détecter et remonter les écarts de nos partenaires par rapport à nos principes éthiques.

• Discriminer directement ou indirectement, notamment lors de l’embauche ou lors d’une promotion.

• Adopter tout comportement qui pourrait être vécu comme un harcèlement ou un comportement sexiste.