• Yöneticinizle pozisyonunuzun gerektirdiği hukuki bilgileri tartışın.

• Pozisyonunuz gerektiriyorsa, ilgili yasalar ve düzenlemeleri en azından temel düzeyde öğrenin.

• Varsa şirketinizin yasal izleme aracını kullanın ve/veya Hukuk Departmanınıza danışın.

• Geçerli yetkilendirmelere uyun.**

Bir belgenin yasal statüsü şüpheliyse, şu prosedürleri takip edin:

• Konuyu yöneticinizle ve departmanınızdaki iş arkadaşlarınızla tartışın.

• Konuya bağlı olarak Hukuk Departmanına, Grubun Etik ve Uyum sorumlusuna ve/veya İK yöneticinize danışın.

• Müdürünüze veya Hukuk Departmanına önceden danışmadan yasal riskler barındıran herhangi bir karar vermek.

• Şirket veya ortakları tarafından yasalar ve düzenlemelere uyumla ilgili herhangi bir şüphe olduğunda taahhütte bulunmak veya şirket adına taahhüt etmek.

Her çalışan hileli davranışları önleme konusunda proaktif olmalıdır.

• Geçerli tüm talimatları ve prosedürleri uygulayın.

• Şirketin varlıklarını ve envanterini (tesisler, ekipman, vs.) koruyun.

• Tüm işlemleri izleyin ve tüm destekleyici belgeleri saklayın.

• Dolandırıcılık şüphesi olduğunda, müdürünüzü, Hukuk Departmanını veya Grubun Etik ve Uyum sorumlusunu mutlaka bilgilendirin.

• Şirketin prosedürlerini göz ardı etmeyi kabul etmek.

• Günlük işlemleri açıklık, adalet ve dürüstlükle ve Groupe ADP'nin standart işletme prosedürlerine uygun biçimde yürütün.

• Ortaklarımızı, yolsuzlukla mücadele konusundaki kararlılığımızla ilgili bilgilendirin.

• Şüphelenilen veya girişilen bir yolsuzluk durumunda, müdürünüzü veya Grubun Etik ve Uyum sorumlusunu bilgilendirin.

• Çıkarların temsil edilmesi konusunda kılavuzluk sağlayan Sorumlu Lobicilik tüzüğüne danışın.

• Bir ortaktan bir avantaj veya fayda aldıktan sonra kendini borçlu hissetmek.

• Yolsuzlukla mücadele taahhütlerimizi paylaşmadan veya bunları sözleşmesel teminat altına almadan aracılarla (veya iş hizmet sunanlar ile) ilişki kurmak.

• Şartları sorgulamadan bir hediye veya ağırlamayı kabul etmek veya sunmak.

• İhalelere davet almak veya gizli şirket bilgileri edinmek için rüşvet, hediye, ağırlama, hizmet, vs. sunmak veya kabul etmek.

• Bir sözleşmeyi güvenceye almak için müşteri veya müşteri adayı tarafından belirlenen bir aracıyı kullanmayı kabul etmek.

• Tedarikçiden kendisi veya başkaları için bir fayda sağlamak amacıyla gerçekte sunulan/verilenden daha büyük bir hizmet veya sipariş faturasını onaylamak.

• Öncelikle söz konusu üçüncü tarafı (tedarikçiler, müşteriler, vs.) kontrol etmeden bir iş ilişkisine girmeyi düşünmek (üçüncü taraf değerlendirmesi konusundaki prosedüre bakın).

• İzinlerin alınmasını kolaylaştırmak veya hızlandırmak için kolaylaştırma ödemesi yapmak.

BU İLKELERİN TEK İSTİSNASI:
‍Kişinin veya ailesinin fiziksel güvenliği tehdit altında olduğunda bir tolerans payı vardır. Böyle bir durum söz konusu olursa derhal müdürünüzü, İK müdürünü, Hukuk Departmanını veya Etik ve Uyum Görevlisini bilgilendirmelisiniz.

• Sunulan veya kabul edilen hediye veya ağırlama şartlarını aşağıda verilen 3 kriter üzerinden analiz edin.

• Promosyon hediyelerini veya değeri tümüyle sembolik olan hediyeleri tercih edin.

• Groupe ADP, mesleki toplantılar sırasında işletme açısından faydalı ve kullanışlı olması durumunda ulaşım ve konaklamaları karşılayabilir.

• Değeri 200 Euro'dan* yüksek tüm hediyeler/ağırlamalar için her zaman müdürünüzün yazılı onayını alın.

• Dışarıdan gözlemleyen birinin hediye veren veya alanın dürüstlüğünü sorgulamasına yol açabilecek tüm hediyeler veya ağırlamalardan kaçının.

• Bir çalışanın Groupe ADP çıkarları için alması gereken herhangi bir kararın tarafsızlığını etkileyebilecek her türlü hediye veya ağırlamadan kaçının.

• Kredi veya garanti şeklinde olsa bile herhangi bir para miktarını, veya taşınabilir varlıklar veya mülk, ekipman, seyahatler veya üçüncü bir tarafça sunulan başka hizmetlerin kendiniz veya aileniz, arkadaşlarınız veya iş arkadaşlarınız için ücretsiz sağlanmasını kabul etmek.

• Herhangi bir biçimde sizi, ağırlamayı yapan veya hediyeyi veren kişiye borçlu duruma sokan herhangi bir hediye veya ağırlamayı kabul etmek.

• Stratejik olarak önemli bir zamanda (örn. ihale daveti) herhangi bir hediye veya ağırlamayı kabul etmek.

• İşteki görevlerinizi yalnızca ve katı biçimde şirketin çıkarları lehine yürütün ve bunları asla kişisel çıkarlarınıza dayandırmayın.

• Potansiyel veya gelişmekte olan çıkar çatışmalarını nasıl tespit edeceğinizi bilin.

• Her türlü fiili veya şüphelenilen çıkar çatışmasını müdürünüze veya Etik ve Uyum sorumlusuna bildirin, Çalışan ve şirket üzerindeki riski asgariye indirecek biçimde başa çıkmayı sağlayacak en iyi yola birlikte karar verin.

• Groupe ADP'nin bir tedarikçisi, rakibi veya müşterisiyle iş ilişkileri veya kişisel ilişkilere ve hatta finansal çıkarlara sahip olabilecek arkadaşlarınız, aileniz veya çalışanlarınızın farkında olun.

• Bazı kamusal durumlarda (örn., seçilmiş vekil), Groupe ADP, alt iştirakleri veya ortak girişimleriyle ilişkili kararların alınma sürecine katılmaktan kaçının.

• Grup veya bir çalışana zarar verebilecek bir çıkar çatışmasını gizlemek.

• Şirket içinde veya dışında olsun, şirketle ilişkili verilerle ilişkili çalışmalar yaparken ihtiyat ve gizliliği en yüksek seviyede tutun.

• Size verilmiş bir belge içinde bulunan bilgilerin gizlilik statüsünü değerlendirin ve Grubun 4 kademeli gizlilik ölçeğini (kamusal, kısıtlı, gizli, çok gizli) kullanarak gizlilik seviyesini o belge üzerine kaydedin.  bkz. Grubun Veri Koruma Politikası*.

• Gizli bilgiler üzerinde çalışırken, yalnızca şirketin ekipmanını kullanarak ve bu tür işleri asla kamuya açık alanlarda yapmayarak çevrenizin güvenli olduğundan emin olun.

• GİZLİ veya ÇOK GİZLİ bilgileri paylaşırken (sözlü, yazılı veya dijital olarak) yalnızca bilinen ve kimliği belli kişilerle iletişim kurduğunuzdan emin olun; bu kişiler Groupe ADP'nin bünyesinde değilse veya veriler ÇOK GİZLİ statüsündeyse, bir gizlilik anlaşması yaptığınızdan emin olun.

• Üzerinde çalıştığınız belgeleri gizlilik seviyelerine göre saklayın ve imha edin (korumalı dolap, kâğıt imha makinesi, vs.).

Kişisel verileri korumak:

• Bir projeye başlar başlamaz, işiniz gereği üzerinde çalışacağınız kişisel verileri tespit edin.

• Veri koruması konusundaki yerel düzenlemeler ve dâhili kurallara uyun (kayıt, toplama...).

• Veri koruma işlemleriniz, aktarma durumları da dâhil olmak üzere verilerin gizlilik seviyesine uygun olmalıdır.

• Veriler ile ilgili işiniz bittiği anda bunları kişisel depolama ortamınızdan temizleyin.

• Evden çalışırken Grubun kılavuz ilkelerine ve kurallarına uyun.

• Görev gereği başka bir yere gittiğinizde Grubun yönetmeliklerine uyun.

Kişisel verileri korumak:

• Veri hırsızlığı veya kaybından (örn., bir USB çubuğu üzerinde) şüpheleniyorsanız veya bu konuda bilginiz varsa veya veriler değiştirilmişse (örn., bilgisayar korsanlığı) hukuk departmanınızı veya veri koruma sorumlusunu veya IT departmanınızı derhal bilgilendirin.

• Güncel veya planlanan projeler veya çalışmalar dâhil olmak üzere, özellikle de endüstriyel, ticari, finansal, teknik veya diğer operasyonlarda, herhangi bir bilgi, belge veya dosyayı veya herhangi bir Groupe ADP şirketinin işleriyle ilgili sırları ve süreçleri makul bir gerekçe olmadan ve uygun koruma tedbirleri almadan herhangi bir biçimde paylaşmak.

• Üzerinde çalışmakta olduğunuz veya daha önce çalıştığınız projeler hakkında özel bilgileri sosyal medya üzerinden paylaşmak.

Kişisel verileri korumak:

• Kişisel veri koruması hakkındaki yerel yönetmelikler veya dâhili kuralların şartlarına saygı göstermemek.

• Her paydaşa aynı bilgiyi sunarak ortaklarımıza (tedarikçiler, müşteriler, işletmeler, vs.) her zaman adil davranın.

• Rakipler (örn., ihaleye davet edilen ve fiyat sabitleme konusunda anlaşmış teklif verenler) arasında yasaklanmış bir gizli anlaşma olduğundan şüpheleniyorsanız müdürünüze bildirin.

• Uygun prosedürü izlemeden hiçbir biçimde para iadesi, indirim veya finansal fayda teklif etmeyin.

• Emin olamadığınızda herhangi bir potansiyel riski değerlendirmek ve nasıl ilerleneceği konusunda karar vermek için müdürünüze, Hukuk Departmanına veya Etik ve Uyum  sorumlusuna danışın.

• Rakip havalimanlarına doğrudan veya dolaylı olarak stratejik bilgiler vermek.

• Rakip müşteriler, ticari operatörler veya tedarikçiler arasında gizli ticari bilgilerin açıklanmasını doğrudan veya dolaylı olarak kolaylaştırmak.

• Çalışanlarımıza ve iş arkadaşlarımıza karşı özenli olmak ve onlara adil davranmak.

• Ekiplerimiz içindeki hassas konuları daha iyi yönetebilmek için güven ve diyaloğu teşvik eden bir ortam yaratmak. Örneğin: Mümkün olan en kısa sürede e-postalardan ziyade doğrudan konuşmaları teşvik edin, açık ve nazik e-postalar yazın, acil durumlar haricinde çalışma saatleri dışında gönderilen e-posta miktarını sınırlayın.

• Saygılı olun: İş arkadaşlarınıza, ortaklara ve müşterilere Grubun önemli taahhütleriyle tutarlı olacak biçimde davranın.

• Taciz veya ayrımcılık durumlarında müdürünüzü veya Etik ve Uyum sorunlusunu bilgilendirin.

• Ortaklarımızı etik bağlılıklarımızın geniş hatları konusunda bilgilendirin ve bu konuları onlarla konuşmaya hazır olun.

• İş arkadaşlarınızın rahatsız bir durum içinde olabileceklerini belirten ipuçları ve göstergelere dikkat edin.

• Ortaklarımızın etik ilkelerimizden saptığı her durumu tespit edin ve ilgililere yönlendirin.

• Özellikle işe alma veya terfi sürecinde doğrudan veya dolaylı ayrımcılık yapmak.

• Taciz veya cinsiyetçi davranış olarak anlaşılabilecek biçimlerde hareket etmek.