• Обсудите со своим руководителем, какие правовые знания необходимы для вашей должности.

• Если ваша должность этого требует, изучите как минимум основы соответствующих законов и нормативных правовых актов.

• Используйте инструмент правового мониторинга* своей компании, если он имеется, и (или) обратитесь в правовой отдел.

• Соблюдайте существующее делегирование полномочий**.

Если законность документа вызывает сомнения, выполните следующие действия:

• Обсудите проблему со своим руководителем и коллегами по отделу.

• В зависимости от проблемы обратитесь в отдел по правовым вопросам и страхованию, к специалисту Группы по этике и комплаенсу и (или) к своему менеджеру по персоналу.

• Принимать решения, который несет правовые риски, без предварительной консультации с руководителем или правовым отделом.

• Брать на себя обязательства или принимать обязательства от лица компании, если у вас есть сомнения относительно соблюдения законов и нормативных правовых актов компанией или ее партнерами.

Каждый сотрудник должен участвовать в предотвращении махинаций, действуя на опережение.

• Обеспечивайте соблюдение всех применимых инструкций и процедур.

• Защищайте активы и имущество компании (объекты, оборудование и т. д.).

• Отслеживайте все действия и сохраняйте все подтверждающие документы.

• В случае подозрений в обмане или мошенничестве обязательно сообщитеоб этом своему руководителю, в правовой отдел или специалисту Группы по этике и комплаенсу.

• Соглашаться действовать в обход процедур компании.

• Проанализируйте контекст, в котором предлагаются или принимаются подарки или знаки гостеприимства, применив4 критерия, указанные ниже.

• Отдавайте предпочтение подаркам в виде рекламной продукции или подаркам, которые имеют чисто символическую стоимость.

• На время профессиональных встреч Группа ADP может оплачивать проезд и проживание, если это полезно и выгодно для бизнеса.

• Всегда запрашивайте усвоего руководителя одобрение для подарков / знаков гостеприимства, стоимость которых превышает200 евро*.

• Избегайте подарков или знаков гостеприимства, которые могут заставить стороннего наблюдателя усомниться в честности дарителя или получателя.

• Избегайте подарков или знаков гостеприимства, если они могут повлиять на беспристрастность решений, которые сотрудник должен принять в интересах Группы ADP.

•  Принимать любые суммы денег, даже в виде кредита или гарантии, или соглашаться на бесплатное предоставление третьей стороной движимого или недвижимого имущества, оборудования, поездок или других услуг для себя, своих родственников, друзей или коллег.

• Принимать подарки или знаки гостеприимства, если они тем или иным образом оставят вас в долгу перед дарителем.

• Принимать подарки или знаки гостеприимства в стратегически важный период (например, во время тендера).

• Выполняйте свои обязанности на работе строго в интересах компании, а не в личных интересах.

• Умейте выявлять потенциальный или назревающий конфликт интересов.

• Сообщайте о фактическом или предполагаемом конфликте интересов своему руководителю или специалисту по этике и комплаенсу и вместе решайте, как лучше поступить в этой ситуации, чтобы минимизировать риск для сотрудника икомпании.

• Следите, нет ли у ваших друзей, родственников или сотрудников деловых, личных отношений или финансовых интересов, связанных с поставщиком, конкурентом или клиентом Группы ADP.

• Если вы выполняете определенные общественные функции (например, в качестве выборного должностного лица), избегайте участия в принятии решений, касающихся Группы ADP, ее дочерних компаний или совместных предприятий.

• Скрывать наличие конфликта интересов, который может нанести ущерб Группе или сотруднику.

• Соблюдайте высочайший уровень осторожности и конфиденциальности при работе с данными, имеющими отношение к компании, как внутри компании, так и за ее пределами.

• Оценивайте конфиденциальность информации, содержащейся в определенном документе, и указывайте ее уровень в этом документе, используя 4-урoвневую шкалу конфиденциальности Группы (общедоступная, ограниченный доступ, конфиденциальная, строго конфиденциальная). Кроме того, см. Политику защиты данных Группы*.

• Обеспечьте себе безопасную среду, если вы работаете с конфиденциальной информацией: используйте только оборудование компании и не выполняйте эту работу в общественных местах.

• При передаче КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ или СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ информации (в устной, письменной или цифровой форме) убедитесь, что вы общаетесь только с известными и установленными лицами. Если эти лица не принадлежат к Группе ADP или если данные СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ, убедитесь, что их получатели подписали соглашение о конфиденциальности.

• При хранении и уничтожении документов, с которыми вы имеете дело, учитывайте уровень их конфиденциальности (шкаф- сейф, измельчитель и т. д.).

Защита персональных данных

• Начиная проект, определите, с какими персональными данными вы будете иметь дело в рамках своей работы.

• Соблюдайте местные нормы и внутренние правила защиты данных (регистрация, сбор и т. д.).

• Ваши действия по защите данных должны соответствовать уровню конфиденциальности данных, в том числе в случаях передачи.

• Удаляйте данные со своего личного устройство сразу после прекращения их использования.

• Соблюдайте инструкции и правила Группы, если вы работаете дома.

• Соблюдайте правила Группы, когда находитесь в командировке.

Защита персональных данных

• Немедленно проинформируйте свой правовой отдел, специалиста по защите данных или ИС-отдел, если вы подозреваете или знаете о краже или потере данных (например, на USB-флеш- накопителе), а также если данные были изменены (например, в результате взлома).

• Разглашение информации, документов или файлов любого рода, включая текущие или запланированные проекты или исследования, в частности промышленные, коммерческие, финансовые, технические или другие операции, секреты и процессы, имеющие отношение к деятельности одной из компаний Группы ADP, в любой форме, без достаточных оснований и без применения соответствующих мер защиты.

• Разглашение в социальных сетях специфической информации о проектах, над которыми вы работаете или работали.

Защита персональных данных

• Несоблюдение местных норм или внутренних правил защиты персональных данных.

• Всегда соблюдайте принцип справедливости в отношениях с нашими партнерами (поставщиками, клиентами, организациями и т. д.), предоставляя всем заинтересованным сторонам одинаковую информацию.

• Сообщайте руководителю, если у вас возникли подозрения о наличиизапрещенного сговора между конкурентами (например, ценового сговора между Для компании САНКЦИИДля сотрудников, несущих прямую участниками тендера).

• Никогда не предлагайте скидки, уменьшение цены или финансовую выгоду любого рода без соблюдения надлежащей процедуры.

• В случае сомнений обратитесь за консультацией к своему руководителю, в правовой отдел или к специалисту по этике и комплаенсу, чтобы оценить потенциальный риск и решить, как действовать дальше.

• Прямое или косвенное разглашение стратегически важной информации конкурирующим аэропортам.

• Прямое или косвенное содействие разглашению конфиденциальной деловой информации конкурирующим клиентам, торговым организациям или поставщикам.

• Внимательно и справедливо относитесь к сотрудниками коллегам.

• Создайте среду, которая способствует доверию и диалогу, чтобы лучше управлять деликатными ситуациями в наших коллективах. Например, поощряйте прямое обсуждение, а не электронные письма там, где это возможно, пишитечеткие и вежливые электронные письма, ограничивайте отправку писем в нерабочее время, за исключением чрезвычайных ситуаций.

• Будьте уважительны: относитесь к коллегам по работе, партнерам и клиентам в соответствии с основными обязательствами Группы.

• Сообщайте руководителю или специалисту по этике и комплаенсу о случаях домогательства или дискриминации.

• Информируйте партнеров о наших этических обязательствах и будьте готовы обсудить с ними эти вопросы.

• Следите за намеками и признаками, указывающим на то, что коллеги оказались в некомфортной ситуации.

• Выявляйте и сообщайте о случаях, когда наши партнеры допускают отклонения от наших этических принципов.

• Допускать прямую или косвенную дискриминацию, в частности, при приеме на работу или при продвижении по службе.

• Совершать действия, которые можно квалифицировать как домогательства или сексистское поведение.